五、ＰＤＣＡ循环，让管理逐步完美化

导言：管理者最顺手的时候，就是计划得以执行，在执行中有效率和有效益。但是，当工作出现一筹莫展的时候，怎么办？也许是没有了计划，也许是计划不能得以执行。是的，就算有了计划，想要顺利地执行，必须有方法。

为什么有的公司管理那么完美，每项工作都做得非常到位，井井有条；而有的公司管理却杂乱无章，工作效率低下？问题的差别就在于管理方式的不同。有的公司整天文山会海，针对公司出现的问题，在会上讨论来讨论去，也制定了问题解决方法，却并不能把问题有效清除，往往过两天又死灰复燃，重回原样，让老板苦不堪言。问题到底出在哪里？其实就是缺了两个环节，对工作执行情况的检查和改善。

管理做得好的公司，往往都是先设计好工作的标准作业流程，然后贯彻执行下去，并将执行结果跟流程标准要求相对照，如果出现了问题或偏差，并责令员工即时改进，如此反复加强，就会强化员工的工作意识，规范化公司的工作流程。

曾在深圳一家港资玩具企业工作时，它的标准化管理深深地震撼了我。要知道，出口型玩具是最忌讳安全问题的。因为西方国家很注重人权，一旦玩具出现了物理或化学方面的安全问题，就会引发消费者和客户的激烈投诉。但那家公司经营数十年来，没有收到过客户的一次安全方面的投诉，这完全得益于公司背后完美的产品质量管理体系。就拿那家公司的利器管理体系来说，玩具生产企业最忌讳利器，因为一旦不经意遗失到产品中去，消费者使用玩具时，就会发现这些利器，由此必然会引发消费者和客户投诉。而玩具生产过程中，要使用大量的刀片、针等加工工具。那公司又该如何管理好这些利器呢？他们的做法是：对每件利器都打上一个识别编号，并由专门人员每天负责利器的收发，每个员工领用利器时，都要登记数量和编号，以便追踪，一旦下班时就逐件收回，以确保利器不会遗失。

为了控制利器，工厂连员工喝水用的杯子都控制，杜绝玻璃杯和陶瓷杯，以防不小心打碎后，成为利器流入产品中去。那公司是如何做到这一切的呢？它的做法是：先建立作业标准和管理流程，然后全公司范围内严格贯彻执行下去，并组建一个内部评审小组每天去检查各部门的执行情况，看看有没有违规情况，发现了便作为严重问题通报给各部门负责人，要求限时改善。如此不断循环，问题就会越来越少，各部门就会习惯性地按照标准作业流程操作，于是管理就会井然有序，完美高效。其实这套管理方法就是“ＰＤＣＡ”循环。

ＰＤＣＡ，是我们工作的步骤，也是我们实现目标的一种方法。让我们从下表中了解ＰＤＣＡ的含义：

阶段

代号

英文

中文

解释

Ｐ

Ｐｌａｎ

计划

确定方针和目标，确定活动计划

Ｄ

Ｄｏ

执行

组织实施，实现计划中的内容

Ｃ

Ｃｈｅｃｋ

检查

总结执行计划的结果，注意效果，找出问题

Ａ

Ａｃｔｉｏｎ

总结

对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，把问题放到下一个ＰＤＣＡ循环

推动ＰＤＣＡ循环，第一步：计划，就是计划我们的目标，计划我们的方案；第二步：执行，就是将计划实施下去，不要停留在口头上或桌面上；第三步：检查，就是看看我们的计划被执行程度如何了；第四步：总结，这是关键的一步，就是总结经验，肯定成绩，吸取教训，纠正错误，提出新的问题。

这是一个动态工作圈，帮助我们计划目标、实施方案、检查正确性及保持结果。工作中，我们必须有一种思想：持续改善。因为改善是无止境的，改善的过程也可以通过ＰＤＣＡ法则来实现，其意义就是永远不满足现状，因为一般员工通常较喜欢停留在现状，而不会主动去改善。

管理笔记管理，始于目标，终于目标，万事要有始有终，以终为始。实际工作中，我们必须有一种思想：持续改善。由于改善是无止境的，所以改善的过程可以通过ＰＤＣＡ法则来实现，其意义就是永远不满足现状，不断地改下去。

六、信息化，管理走向自动化

导言：在信息化飞跃发展的今天，企业的管理模式正在经历跨越式的变革，传统的集权式、人工式管理模式正在逐步被淘汰，取而代之的是信息化管理模式，只有信息化管理模式，才能使企业管理走向自动化。

信息化是企业管理发展的潮流，也是必然趋势。当前企业界空前地流行信息化管理，无纸化办公，普遍使用ＥＲＰ软件，ＯＡ办公系统，来推动企业管理的革新式发展。如果一家企业还停留在过去的集权式、人员式管理，他一定会被时代所淘汰。

信息化管理的产生，迎合了时代的发展需要，一是网络技术、软件技术的高速发展，给企业带来了新颖的管理工具，即管理软件；二是员工素质的大幅提升，当前，企业员工大多数都具有本科以上的学历水平，是素质比较高的专业型人才，追求工作自主，也能独当一面，因而必然推动企业传统管理模式的变革，于是，信息化管理便应运而生。

信息化管理的推行，会给企业管理带来三大变革：一是实现扁平化、无边界化管理。传统的企业管理依赖的是金字塔式的等级链管理，员工划归在不同的部门，做着岗位职责以内的工作，员工的工作完全在上级的指令和监督下完成。这种传统模式的弊端就是管理层级非常多，各部门条块分割，员工像螺丝钉一样，局限在一个狭小的职能岗位上。而信息化管理完全打破了这种传统体制的束缚，把各岗位集中到一个统一的软件操作平台上来，各员工的工作按照业务流程相互关联起来，一切工作指令和汇报都在软件系统上完成，这样就把各部门、各岗位联系成了一个整体，打破了以往的组织边界的限制，也大幅缩减了中间环节，让管理走向自动化和高效化。

二是实现物流、信息流和资金流的统一，让工作走向快捷化。以往这三者是相互脱节的，因为传统的企业管理没有一个强大的追踪系统，也没有一个快捷、强大的信息交流沟通信息，导致各环节之间相互孤立，效率低下，而信息化却能有效地解决这一问题。

作为世界最大的零售商，让我们一起来看看沃尔玛的信息化管理是怎么做的：

第一，所有商品进入商场之前，均由采购部贴上一条七位数的商品码，然后再扫描入库。这样商品信息就初步进入沃尔玛的软件系统了。

第二，供应商将货送到收货部时，收货部盘点清楚后，再输入门店计算机。这样商品数量及其他信息就进入了门店软件系统。

第三，前台售卖商品时，一扫描商品，联网计算机就会减去售卖数量，显示每种商品的、每个部门的、每个时段的、当日的，以及一起累积的销售情况及销售额度。

第四，每天，每周，每月，软件系统都会定期自动出报告，分析销售情况，各商品的销量情况，各部门的盈利率，畅销商品的种类及数量等等。

第五，每个部门或主管配有若干台小电脑，用于扫描商品条码，或输入商品号，可以显示商品信息，数量，以便补货，订货，也可以变价。

由此可见，沃尔玛的经营信息时刻都在准备掌握之中。那么，这么做有什么好处呢？仔细研究就会发现：

其一，如果某个销售店面的某货品供应不足，但销售旺盛，通过查询，同城的另一店面还有Ｎ个存货，则可联系转货；反之也一样，这样就可以进行快捷的资源调配。

其二，可以查询本店本部门，乃至全国其他店某部门某商品的历史销售情况，便于公司对各店面部门经营结果的监管。

其三，可以知道各种商品的销售情况，利润情况，很容易发现畅销商品和滞销商品，以便公司进行商品经营的转换；多进畅销商品，淘汰滞销产品。

其四，由于公司有自己的内部网络，所以公司事务部，行政部及各部门，可以快捷沟通。

沃尔玛如此，中小企业亦应如此。对于中小型企业来说，实施企业管理信息化，是时代所需、也是企业发展所需。可以说，在不久的将来，没有企业信息化，就没有企业现代化，也就没有企业对市场的敏捷应变能力。

如今，管理已经跨入信息化的年代。这对企业者来说，如何把握信息的获取途径、信息取得的多少以及信息的有用程度，决定了一个企业信息化的水平。企业可以通过信息渠道对企业产品的开发、采购、物流、生产、营销、人事、行政等，集成起来进行信息和资源共享，增强企业的市场竞争力。

譬如一个生产电机产品的大型企业，如果这个企业采用传统模式管理，肯定是行不通的，为什么呢？因为一个电机成品，需要的零配件都要上百个，而零配件中，有的需要采购，有的需要自己加工。还有，从产品设计到工艺形成，从生产装配到成品包装等流程，制造工序也有几十个。而每道工序所用到的机器、物料及其他资源的组合也相当复杂。

在这么错综复杂的链条中，光靠人手操作，不说想象其中的效率和工作质量，光说是否完成都难以保证。其实，这么大难度的工作，没有信息化是不可能完成的。如何做到信息化管理呢？

对企业中的人力、财力、物力和技术等基本生产要素采用信息系统进行管理，消除不必要的浪费，降低生产成本，提高企业生产率和效能。

对订单获取、计划制定、采购研发、生产销售等产品全生命周期所有环节，采用信息系统进行管理以提高产品质量与客户满意度。

采用信息系统对企业战略、决策过程、组织岗位、制度、技能、绩效考核、数据与知识实施管理等企业目标和组织的管理，提高企业管理水平与组织绩效。

如电机产品制造中，首先，给电机成品分类，如１００号、２００号、３００号……其次，为零配件分类并给出电脑码，如电动轴１０１、芯片１０２、外壳３０１、端盖２０１等；再次，为制造工序编上操作规程号码，如芯片入轴Ａ１２３４５６、绕线Ｗ１２３４５６、装端盖Ｅ１２３４５６、产品测试Ｔ１２３４５６等。这样一来，从物料到配件，从半成品到成品，每个配件、每个流程都是通过信息来完成，每一步都是信息化的管理系统，即是我们大家熟悉的ＥＲＰ系统。

管理笔记如果是决策层，要支持信息化；如果是管理层，要理解信息化；如果是执行层，要学会信息化。对企业中的人力、财力、物力和技术等基本生产要素，采用信息系统进行管理，消除不必要的浪费，降低生产成本，提高企业生产率和效能。对企业来说，确实是一件两全其美的事情。